İngilis dilində işgüzar yazışmalar

Picture of Arzu Alakbarsoy
Arzu Ələkbərsoy
Sep 12, 2021 | 5 dəq oxu
İngilis dilində işgüzar yazışmalar

   İngilis dilində işgüzar bir elektron məktub yazmalısınız, ancaq necə başlayıb necə bitirəcəyinizi bilmirsiniz? O zaman oxumağa davam edin, axtardığınızı tapacaqsınız. 

Hansı dildə e-poçt, ya da məktub yazırsınızsa yazın, necə salamlaşdığınız, necə giriş etdiyiniz, abzaslarda nə yazdığınız, necə sonlandırdığınız olduqca mühümdür. Həm qarşı tərəfə mövzunu düzgün çatdırmaq üçün, həm özünüzü yaxşı təqdim etmək üçün, həm də fikrinizi aydın izah etmək üçün nə yazdığınız vacibdir. Yazdığınız e-poçtun məzmunu axıcı olmalıdır, buna görə də mərhələli şəkildə abzaslarda mövzunu izah etməlisiniz. İstifadə etdiyiniz dil də çox əhəmiyyətidir. Dostunuza yazdığınız məktubun sözləri ilə işgüzar yazışmada istifadə etdiyiniz sözlər fərqli olmalıdır.

Ümumiyyətlə, hansı dildə yazırsınızsa yazın, bu qaydalar əhəmiyyətlidir. Bəs ingilis dilində e-poçt yazanda xüsusi olaraq nəyə fikir verməliyik. 

 

Giriş

Məktubunuzun oxunub-oxunmaması girişdən asılıdır. Girişiniz hər zaman məzmuna və istifadə etdiyiniz dilə uyğun olmalıdır. 

  • Hi [Name]

“Hi” salamlaşma ifadəsini qeyri-rəsmi yazışmada və ya danışıqda istifadə edə bilərsiniz. Ancaq bu ifadəni soyadla birlikdə yazaraq rəsmi yazışmalarda da istifadə etmək mümkündür.

Nümunə: Hi Mrs. Blake,

Qeyd: İngilis dilində rəsmi yazışmada və danışıqda “Mr.”, “Mrs.”, “Ms.” ifadələrindən sonra ad deyil, soyad istifadə edilir.  

  • Hello [Name]

Bu ifadə də həm rəsmi, həm də qeyri-rəsmi yazışmalarda istifadə edilir. Əgər müraciət edəcəyiniz şəxsin kim olduğu barədə bir məlumatınız yoxdursa, o zaman ad, soyad yazmadan da bu ifadədən istifadə edə bilərsiniz (həmçinin, “Hi” ifadəsini də).

  • Dear [Name]

Rəsmi yazışmalarda ən çox istifadə edilən ifadədir. Əgər müraciət edəcəyiniz şəxsin soyadını bilirsinizsə, “Mr.”, “Mrs.”, “Ms.” ifadələrindən istifadə edə bilərsiniz. Şəxsin xanım və ya bəy olduğunu bilmədiyiniz təqdirdə isə bu ifadə ilə ad və soyadı birlikdə istifadə edə bilərsiniz.

Nümunə:  Dear Mrs. Clayton 

                 Dear Sadie Clayton

Əgər müraciət edəcəyiniz şəxsin ad və soyadını bilmirsinizsə, hər 3 salamlaşma ifadəsini də “madam” və ya “sir” sözləri ilə birlikdə istifadə edə bilərsiniz. Lakin bəzən bu yaxşı qarşılanmır, müraciət edəcəyiniz insan barədə heç maraqlanmadığınızı göstərə bilir.

  • Greetings

Ümumi bir e-poçt ünvanına məktub göndərirsinizsə və oxuyanın kim olduğunu bilmirsinizsə, bu salamlaşma tərzi ən uyğunudur. 

Əgər müraciətiniz bir komandaya və ya bir toplumadırsa, “Dear team”, “Hi, everyone”, “Dear colleagues” ifadələrini istifadə edə bilərsiniz.

 

Məzmun

Yuxarıda da qeyd etdiyimiz kimi yazının məzmunu aydın, abzasların keçişi axıcı olmalıdır. Həmçinin, istifadə etdiyiniz sözlərə fikir verməlisiniz. Rəsmi şəkildə yazdığınız bir məktubda gündəlik sözlərə yer verməməyiniz daha məqsədəuyğundur. Məsələn:

Rəsmi: I very much/deeply regret I cannot help you.

Qeyri-rəsmi: I’m sorry I can’t help you.

 

Rəsmi: I trust this proposal is acceptable to you.

Qeyri-rəsmi: I hope my idea is okay with you.

 

Rəsmi: I trust you will give this matter your urgent attention.

Qeyri-rəsmi: Please do this asap.

 

Mövzuya giriş vermək üçün bu ifadələri istifadə edə bilərsiniz:

  • I’m writing in reference to

  • I’m writing to inquire about

Əgər cavab poçtu yazırsınızsa, aşağıdakılardan istifadə edə bilərsiniz:

  • Thank you for your letter/e-mail.

  • Regarding your message/request…

  • With reference to our conversation/meeting last week/month…

Abzasların arasındakı keçişlər üçün bağlayıcılardan istifadə edə bilərsiniz:

  • Sıralamaq üçün: firstly, secondly, last but not least

  • Təzad fikirlər üçün: however, on the other hand, nevertheless

  • Səbəb, məqsəd bildirmək üçün: consequently, therefore, as a result

Sonluq

Məktubunuza cavabın gəlməsi sonluqdan asılıdır. Özünüzü qarşınızdakı tərəfə düzgün təqdim etməyin əsas şərtlərindən biri məktubu düzgün bitirmək, yəni doğru “sağollaşmaq”dır. Aşağıdakı ifadələrdən məktubu sonlandırmaq üçün istifadə edə bilərsiniz:

  • All the best

  • Best

  • Best regards,

  • Best wishes

  • Kind regards

  • Regards

  • Sincerely

  • Sincerely yours

  • Thank you

  • With appreciation

  • With gratitude

  • Yours sincerely

Məktubu bitirməzdən əvvəl bu tərz sonluq cümlələrindən istifadə edə bilərsiniz:

  • Thank you for considering me for this position. I look forward to hearing from you!

  • I look forward to the next step in the process

  • I look forward to discussing the details and next steps!

Bunları etməyin

  • Salamlaşarkən “Hey” ifadəsindən istifadə etməyin. Bu çox qeyri-ciddi imic yaradır.

  • Müraciət etdiyiniz adları səhv yazmayın. Bu qarşı tərəfə əhəmiyyət vermədiyinizi göstərər və nəzakətsiz bir davranış olar.

  • Ayama, ləqəblərdən istifadə etməyin. Bu da sizi qeyri-ciddi göstərər.

  • Özünüzü təqdim edərkən ad və soyadınızı birlikdə yazın.

  • Məktubu sonlandırarkən “Your friend”, “Cheers”, “Peace”, “Thanks a bunch”, “Chat soon”, “Yours truly” kimi ifadələri istifadə etmək çəkinin.

Sözardı:

İngilis dilində yazdığınız mətnlərdə qrammatik və leksik səhvləri düzəltmək üçün bu saytlardan istifadə edə bilərsiniz.

Picture of Arzu Alakbarsoy
Arzu Ələkbərsoy
Sep 12, 2021 | 5 dəq oxu


Əlaqəli məqalələr

İntervüyə necə hazırlaşmalı?
BİZNES İNGİLİS DİLİ

İntervüyə necə hazırlaşmalı?

Müəllif: Arzu Ələkbərsoy
Sep 19, 2021 | 7 dəq oxu
Biznes ingilis dilini öyrənmək üçün 10 ən yaxşı fəaliyyət
BİZNES İNGİLİS DİLİ

Biznes ingilis dilini öyrənmək üçün 10 ən yaxşı fəaliyyət

Müəllif: Fidan Cəfərzadə
Sep 12, 2021 | 12 dəq oxu