İşgüzar məktublar necə yazılır - nümunələrlə?

Blog writer
Fidan Cəfərzadə
Sep 03, 2021 | 7 dəq oxu
İşgüzar məktublar necə yazılır?

   İlk təəssüratlar vacibdir. Əksər hallarda iş barədə ilk dəfə e-poçt və ya məktubla əlaqə saxlayırsınız. İşgüzar məktub yazmağa gəldikdə, düzgün salamlama ilə başlamağınız və müəyyən qaydalara riayət etməyiniz önəmlidir.

   Əksəriyyətimiz bir məktubu “hörmətlə” (sincerely) və ya “ən xoş arzularla” (best wishes) sözləri ilə bitirməyi bilirik, bəs başlamaq necə? Adi bir rezüme və ya elektron məktub göndərsəniz belə onu düzgün hazırlamaq çox vacibdir.

   Peşəkar e-poçt marketoloqları, informasiya resursları mütəxəssisləri və ofis işçilərinin istifadə etdikləri və etmədikləri fənd və tövsiyələrin siyahısını hazırladıq. Beləliklə, işgüzar məktubun necə düzgün yazıldığını və kimə, necə müraciət edildiyini öyrənmək istəyirsinizsə, oxumağa davam edin.

Zərfə qoymalı olduğunuz 5-lik

   Məktubunuzun doğru adama çatmasını istəyirsinizsə, zərfi düzgün göndərməlisiniz. Xüsusilə də böyük şirkətlərə məktub göndərdiyiniz zaman əməl etməli olduğunuz bir neçə standart qayda var.

   Bu gün çox az adam zərfdə məktub göndərir; lakin biznes yazışmaları hələ də buna əsaslanır və iş üçün müraciət edirsinizsə, bu, vacib ola bilər. Məktubunuzun doğru adama çatmasını istəyirsinizsə, bu addımları izləyin:

 

1. Emaila əlaqə məlumatlarınızı əlavə edin

Hazır zərfiniz yoxdursa, ilk sətirdə adınızı, şirkətinizin adını, ünvanını və poçt kodunu sol yuxarı küncdə yazın.

Address a business envelope

 

2. Alanın adını əlavə edin

Məlumatlarınızdan bir neçə sətir aşağıda, zərfin ortasında yerləşən ünvan blokunun yuxarı sətrinə yazın.

 

3. Başlıq əlavə edin

Şəxsin vəzifəsini bilirsinizsə, ikinci sətrə yazın. Yoxdursa, əvəzinə şöbənin adını yazın.

 

4. Şirkətin adını əlavə edin

Növbəti sətirdə həmin şəxsin işlədiyi şirkət və ya təşkilatın adını qeyd edin. Zərfdə bu məlumat olmasa, məktubunuz düzgün adama çata bilməz.

 

5. Dəqiq və tam küçə ünvanından istifadə edin

Şirkətin ünvanı tək bir sətirdə yerləşməlidir. Çox uzun olarsa, ünvanı iki sətrə yazın, ancaq küçə adı ilk ünvan sətrində olsun və poçt kodunu da daxil etməyi unutmayın.

add data and zip to the letter

 

Rəsmi elektron məktubu necə ünvanlamaq lazımdır

Rəsmi və qeyri-rəsmi məktublar iki ayrı-ayrı anlayışlardır. Rəsmi ünsiyyət zamanı bunlara əməl etməyiniz vacibdir. Rəsmi yazı yazmaq özü bir sənətdir, bu sənətə yiyələnməyinizə və yazı bacarıqlarınızı inkişaf etdirməyinizə kömək edəcək addım-addım təlimatlar buradadır.

 

Əlaqə məlumatlarınızı yuxarıda qeyd edin 

Yazdığınız şəxs kim olduğunuzu və sizə necə cavab verəcəyini bilməlidir, belə ki, səhifənin sol yuxarı tərəfinə tam adınız, ünvanınız, poçt kodu və telefon nömrəniz daxil olmaqla əlaqə məlumatlarınızı əlavə etməyi unutmayın. Bu, son dərəcə vacibdir, əks halda dönüş cavabı almaya bilərsiniz.

 

Tarixi daxil edin

Bu, çox asan, lakin vacib addımdır. Təqviminizi yoxlayın və əlaqə məlumatlarınızın altına tarixi əlavə edin. Bu, yazdığınız şəxsə bir xatırlatma kimi xidmət edəcək və vaxtında cavab verməli olduqlarını bildirəcəkdir.

 

Alanın ünvanını yazın

Bu sadə, lakin zəruri detaldır. Şəxsin ünvanını məktubun sol yuxarı küncündə, tarix xəttindən bir neçə sətir aşağıda qeyd edin. Biznes məktubunuzu düzgün formata salmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz faydalı bir nümunə:

recipient’s address

 

Düzgün salamlama formasından istifadə edin

İstənilən məktub və ya iş e-poçtu hazırlayırsınızsa, rəsmi müraciət və salamlama həm onlayn, həm də oflayn yazışmalar üçün vacibdir. Bəsüzgün atmaq üçün nə etməlisiniz? Aşağıdakılara nəzər salaq:

Bunları et:

Ənənəvi salamlama forması seçin, məsələn:

  • • “Dear Sir or Madam” -  "Hörmətli bəy və ya xanım"

  • • “Dear Mr. or Mrs” - "Hörmətli cənab və ya xanım"

• “Hello [Name]”, “Hi [Name]” - "Salam [Ad]" (həmin şəxsi tanıyırsınızsa)

"Əziz" müraciət forması çox rəsmi və köhnəlmiş kimi görünsə də, hər hansı bir məktub üçün hələ də ideal seçimdir. Alanın cinsini bilirsinizsə, "Əziz" sözündən sonra onun titulunu (cənab, xanım) və soyadını əlavə edin:

•“Dear Ms. Partridge, …”  - “Hörmətli xanım Partridc,…”

Yalnız şəxsin tam adını bilirsinizsə, o halda, başlıq olmadan istifadə edin. Misal üçün:

•“Dear Monica Partridge, …”-  "Hörmətli Monika PartridC,…"

 

Email yazarkən bunları etmə:

"Hey!" və ya "what’s up - nə var, nə yox" kimi qeyri-rəsmi salamlama formalarından istifadə etmək. Bu, rəsmi məktub üçün uyğun deyil. Həm də "to whom it may concern” - aidiyyəti üzrə" ifadəsindən çəkinin, bu "dear sir or madam - hörmətli bəy və ya xanım" ifadəsindən daha az fərdi səslənir.

Tanımadığınız birinə məktubu necə ünvanlayarsınız?

Alanın tam adı, xüsusən əvvəllər heç yazışmadığınız bir təşkilatda işləyən birinə yazırsınızsa, sizdə olmaya bilər. Müvafiq şəxsin adını tapmaq üçün bir az araşdırmağı məsləhət görürük. Onlara düzgün müraciət etsəniz, lazımi cavabı almaq ehtimalınız yüksəlir.

Həmişə şirkətə zəng edib bu məlumatı istəyə bilərsiniz. Başqa bir praktik yanaşma “Facebook” və ya “LinkedIn” vasitəsilə onlayn axtarış etməkdir

Punktuasiyaya diqqət edin

Salamlamadan sonra vergül və ya iki nöqtə qoyun. Misal üçün:

•  Dear Monica Partridge,- Hörmətli Monika Partridc,

Bəzi insanlar işgüzar yazışmalarda vergülün daha yaxşı işlədiyini düşünür. Digərləri iki nöqtə qoymağı üstün tuturlar. Şəxsi seçimdir, belə ki, istədiyinizi seçin və göndərdiyiniz bütün məktublar buna uyğun olsun.

 

Tez-tez soruşulan suallar

 

Məktubu necə düzgün ünvanlaya bilərsiniz?

Bir məktubu düzgün ünvanlamaq üçün məlumatlarınızı sol yuxarı küncdə qeyd edin. Sonra adınızı və ünvanınızı daxil edin. Sonra alanın adını, ünvanını və poçt kodunu zərfin ortasına yazın.

Məktubda ünvan necə göstərilir?

Məktubun üzərində ünvan yazarkən zərfin ortasına alanın adını, ünvanını, vəzifəsini, şöbəsini (varsa) və poçt kodunu yazın. Eyni zamanda, zərfin sol yuxarı küncündə adınızı və ünvanınızı qeyd edin.

Örtük məktubunu necə düzgün ünvanlaya bilərsiniz?

Örtük məktubu yazırsınızsa və şəxsin adını bilirsinizsə, birbaşa onlara adları ilə müraciət edin. Yazdığınız şəxsin adını bilmirsinizsə, "Dear Sir or Madam - Hörmətli bəy - və ya xanım" ifadəsindən istifadə edin.

Ümidvarıq ki, bu məlumatlardan rəsmi yazışma zamanı faydalana biləcəksiniz.

Blog writer
Fidan Cəfərzadə
Sep 03, 2021 | 7 dəq oxu


Əlaqəli məqalələr

İntervüyə necə hazırlaşmalı?
BİZNES İNGİLİS DİLİ

İntervüyə necə hazırlaşmalı?

Müəllif: Arzu Ələkbərsoy
Sep 19, 2021 | 7 dəq oxu
İngilis dilində işgüzar yazışmalar
BİZNES İNGİLİS DİLİ

İngilis dilində işgüzar yazışmalar

Müəllif: Arzu Ələkbərsoy
Sep 12, 2021 | 5 dəq oxu